Разработка технической документации и технические писатели Технические писатели и разработка технической документации технические писатели в Телеграм 

 obmen_soobsheniyami.png Чат для технических писателей 
 Зарегистрируйтесь
Страницы: 1
RSS
Рассылка: формирование с помощью программы Word
 
Хотелось бы в данной ветке поподробнее описать такую функциональность программы Word как [b:fnwjc56l]Рассылки[/b:fnwjc56l].
Формированию рассылок в Word 2007 и 2010 посвящена целая вкладка. И хотя обычно мы используем эту функциональность весьма нечасто (а многие – не используют никогда :) ), все равно, о ней полезно будет знать.
Опыт показывает, что нередко даже люди, профессионально работающие с программой Word, обычно знакомы с этой функциональностью лишь в самых общих чертах.
Поэтому мы подготовили небольшой курс, где постараемся рассмотреть основные возможности формирования рассылок в Word.
Мы будем рассматривать процесс формирования рассылок в Word [b:fnwjc56l]на примере версии 2010[/b:fnwjc56l].
Как известно, в Word, с уже упомянутой вкладки [b:fnwjc56l]Рассылки[/b:fnwjc56l] можно запустить специальный мастер рассылок ([b:fnwjc56l]Пошаговый мастер слияния[/b:fnwjc56l]).
Полный цикл формирования рассылки делится разработчиками программы Word на шесть этапов:
[i:fnwjc56l]Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа.
Этап 3. Выбор получателей.
Этап 4. Создание письма.
Этап 5. Просмотр писем.
Этап 6. Завершение слияния.[/i:fnwjc56l]

Предварительно могут быть подготовлены список получателей и шаблон письма.
Все эти действия постараемся более подробно рассмотреть далее.
Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь - будем думать вместе!
 
[b:2lrgycko]Формируем файл списка получателей[/b:2lrgycko]

Вначале рассмотрим процедуру формирования списка получателей. Эта процедура обычно вызывает значительное замешательство у пользователей, а на самом деле она предельно проста.
Файл списка получателей (его еще часто называют [b:2lrgycko]базой данных[/b:2lrgycko] или [b:2lrgycko]информационной базой рассылки[/b:2lrgycko]) может быть сформирован в различных форматах:
- в [b:2lrgycko]Word[/b:2lrgycko];
- в [b:2lrgycko]Excel[/b:2lrgycko];
- в [b:2lrgycko]Access[/b:2lrgycko] и т.д.
Этот файл содержит таблицу, которая распознается мастером формирования рассылок. Таблица включает в себя шапку и данные. Желательно, чтобы данный файл содержал только одну указанную таблицу, начинающуюся в Excel с первого ряда и с первого столбца (с ячейки A1), а в Word – с первой строки.
Команда [b:2lrgycko]Выбрать получателей[/b:2lrgycko] (на вкладке [b:2lrgycko]Рассылки[/b:2lrgycko]) распознает эту таблицу (первый ряд - как шапку, а остальные – как данные), а команда [b:2lrgycko]Изменить список получателей[/b:2lrgycko] позволяет вывести таблицу в специальное окно, проверить ее корректность и при необходимости изменить ее.
В приложении приведены учебные примеры файлов списка получателей в форматах Word, Excel и Access, которые можно скачать. При желании вы можете изменить эти файлы и проверять, как функциональность формирования рассылок будет распознавать их. :)

Если файла списка получателей в электронном виде еще не существует - не беда, при необходимости его можно создать непосредственно в программе Word (об этом мы будем писать далее).
Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь - будем думать вместе!
 
[b:d6zvtstb]Готовим шаблон письма[/b:d6zvtstb]

Чаще всего шаблон письма представляет из себя документ в Word, по структуре напоминающий письмо с оставленными в нем пустыми местами для вставки полей из файла списка получателей. Но, вообще говоря, шаблон письма может быть любым файлом Word.

Учебный пример шаблона письма можно скачать в приложении.

Необходимо иметь в виду, что в некоторых случаях шаблон письма не понадобится  (об этом см. далее).
Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь - будем думать вместе!
 
Я так понял урок еще не закончен? Очень полезное решение! очень! Не знал что такое возможно. Спасибо, с нетерпением жду продолжения!
 
Цитата
Я так понял урок еще не закончен? Очень полезное решение! очень! Не знал что такое возможно. Спасибо, с нетерпением жду продолжения!

Да, это только начало. Мы только подготовили предварительные материалы. Еще к слиянию не приступили! :)
Самое интересное будет дальше. :)
Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь - будем думать вместе!
 
[b:1a8tmkvo]Приступаем непосредственно к слиянию.
Формирование писем
Этап 1. Выбор типа документа[/b:1a8tmkvo]

Вначале научимся формировать рассылки с помощью мастера слияния, встроенного в программу Word.
Откроем Word (2010) и перейдем на вкладку [b:1a8tmkvo]Рассылки[/b:1a8tmkvo] и выберем команду [b:1a8tmkvo]Начать слияние – Пошаговый мастер слияния[/b:1a8tmkvo].
В правой части экрана (по умолчанию) откроется пошаговый мастер слияния.

[attachment=0:1a8tmkvo]Slianie_1.jpg[/attachment:1a8tmkvo]

На первом этапе нам предлагается выбрать тип документа для рассылки. Мы можем выбрать следующие типы документов:
1) [b:1a8tmkvo]Письма[/b:1a8tmkvo].
2) [b:1a8tmkvo]Электронное сообщение[/b:1a8tmkvo] (готовятся однотипные электронные сообщения для разных получателей).
3) [b:1a8tmkvo]Конверты[/b:1a8tmkvo] (печать конвертов для групповой рассылки).
4) [b:1a8tmkvo]Наклейки[/b:1a8tmkvo] (печать наклеек для групповой рассылки).
5) [b:1a8tmkvo]Каталог[/b:1a8tmkvo] (создание документа, содержащего каталог или список адресов).

Пока составим рассылку письма, поэтому выбираем позицию переключателя [b:1a8tmkvo]Письма[/b:1a8tmkvo] (остальные типы документов попробуем рассмотреть позднее).
Нажимаем на гиперссылку [b:1a8tmkvo]Далее. Открытие документа[/b:1a8tmkvo] и успешно переходим [i:1a8tmkvo]ко второму этапу слияния[/i:1a8tmkvo].
Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь - будем думать вместе!
 
[b:21zes5jo]Этап 2. Выбор документа[/b:21zes5jo]

На втором этапе программа предлагает нам выбрать документ для рассылки. При выборе на первом этапе опции [b:21zes5jo]Письма[/b:21zes5jo] у нас имеется три новые возможности для выбора:
[attachment=0:21zes5jo]Slianie_2.jpg[/attachment:21zes5jo]
1) [b:21zes5jo]Текущий документ[/b:21zes5jo] (эту позицию переключателя используют, если рассылаемый документ является активным).
2) [b:21zes5jo]Шаблон[/b:21zes5jo] (эту позицию выбирают, если рассылаемый документ (именуемый здесь шаблоном) еще не открыт).
3) [b:21zes5jo]Существующий документ[/b:21zes5jo] (имеется в виду выбор документа, который уже открыт, но не является активным).

В нашем случае будем считать, что шаблон письма мы уже открыли, но он неактивен. подготовили, но еще не открывали.
Выбираем позицию переключателя [b:21zes5jo]Существующий документ[/b:21zes5jo], и в середине окна мастера появляется список открытых файлов Word. Выбираем из этого списка нужный (у кого нет шаблона, скачайте учебный шаблон из предыдущих сообщений). При этом имейте в виду, что Word может принудительно закрыть документ, бывший до этого активным, без сохранения (об этом выводится соответствующее сообщение).
Если вы выберете позицию переключателя [b:21zes5jo]Шаблон[/b:21zes5jo], то в середине окна мастера появится гиперссылка [b:21zes5jo]Выбор шаблона[/b:21zes5jo], с помощью которой можно будет загрузить подготовленный ранее шаблон с диска (обратите внимание, что загрузка шаблона производится только из папки, где хранятся шаблоны Office по умолчанию (перейти в произвольные папки диска будет весьма затруднительно)).
Итак, открыв шаблон, нажимаем на гиперссылку [b:21zes5jo]Далее. Выбор получателей[/b:21zes5jo] и переходим [i:21zes5jo]к третьему этапу слияния[/i:21zes5jo].
Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь - будем думать вместе!
 
[b:168rbsya]Этап 3. Выбор получателей[/b:168rbsya]

На третьем этапе предлагается выбрать состав получателей. Для этого предлагается три возможности:
[attachment=1:168rbsya]Slianie_3.jpg[/attachment:168rbsya]

1) [b:168rbsya]Использование списка[/b:168rbsya] (используется подготовленный ранее файл данных о получателях в Word, Excel, Access и т.д.).
2) [b:168rbsya]Контакты Outlook[/b:168rbsya] (используется книга контактов Outlook; для использования этой функциональности на компьютере должна быть активирована программа Outlook и в ней должна быть сформирована книга контактов).
3) [b:168rbsya]Создание списка[/b:168rbsya] (новый список получателей создается непосредственно с использованием макроса рассылок Word). Для практики попробуйте создать новый список получателей и сохранить его. Список сохраняется в формате Access с расширением MDB.

В нашем примере мы выбираем первое значение переключателя [b:168rbsya]Использование списка[/b:168rbsya] и подгружаем учебный файл Excel с данными о получателях, который можно скачать из приложения к одному из предыдущих сообщений.
Для присоединения файла нажимаем на гиперссылку [b:168rbsya]Обзор[/b:168rbsya] (или, если какой-то из файлов был уже подгружен – [b:168rbsya]Выбор другого списка[/b:168rbsya]). После подгрузки файла данных о получателях открывается окно [b:168rbsya]Получатели слияния[/b:168rbsya] (это же окно на третьем этапе можно всегда открыть повторно с помощью гиперссылки [b:168rbsya]Изменить список[/b:168rbsya] или нажав на кнопку [b:168rbsya]Изменить список получателей[/b:168rbsya] на вкладке [b:168rbsya]Рассылки[/b:168rbsya]).
[attachment=0:168rbsya]Slianie_3_1.jpg[/attachment:168rbsya]
В этом окне можно отключать или включать отдельных получателей, выполнять сортировку и фильтрацию списка, находить повторения или отдельных получателей из списка по заданным критериям, а также проверить адрес (к сожалению, как отмечает соответствующая страница сайта Microsoft, в России [i:168rbsya]«в настоящий момент … местная служба недоступна»[/i:168rbsya]).
Для практики мы можем отключить нескольких получателей и перейти к четвертому этапу, нажав на гиперссылку [b:168rbsya]Далее. Создание письма[/b:168rbsya].
Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь - будем думать вместе!
 
[b:jtjmjdeh]Этап 4. Создание письма[/b:jtjmjdeh]

На четвертом этапе программа можно написать письмо для рассылки, если оно предварительно не было создано, и вставить поля для размещения данных о получателях.
[attachment=5:jtjmjdeh]Slianie_4.jpg[/attachment:jtjmjdeh]
В частности, указываются следующие виды полей:
1) [b:jtjmjdeh]Блок адреса.[/b:jtjmjdeh]
2) [b:jtjmjdeh]Строка приветствия.[/b:jtjmjdeh]
3) [b:jtjmjdeh]Почтовая марка.[/b:jtjmjdeh]
4) [b:jtjmjdeh]Другие элементы.[/b:jtjmjdeh]

Вставим поочередно указанные элементы.
Установим курсор в место документа, где должен быть напечатан блок адреса и нажмем на гиперссылку [b:jtjmjdeh]Блок адреса[/b:jtjmjdeh].
Открывается окно [b:jtjmjdeh]Вставка блока адреса[/b:jtjmjdeh], в котором можно регулировать различные форматы написания адреса.
[attachment=4:jtjmjdeh]Slianie_4_1.jpg[/attachment:jtjmjdeh]

В принципе, программа Word хорошо определяет нужные колонки данных, но при необходимости можно уточнить соответствие колонок для формирования адреса, нажав на кнопку [b:jtjmjdeh]Подбор полей[/b:jtjmjdeh]. Открывается окно [b:jtjmjdeh]Подбор полей[/b:jtjmjdeh], с помощью которого можно уточнить соответствие колонок, необходимых для формирования адреса.
[attachment=3:jtjmjdeh]Slianie_4_2.jpg[/attachment:jtjmjdeh]

В рассматриваемом примере можно оставить все как есть и нажать на кнопку OK. В месте расположения курсора в тексте появится первое поле для формирования реквизитов рассылки: [b:jtjmjdeh]«Блок_адреса»[/b:jtjmjdeh].
Далее установим курсор в то место документа, где должна быть напечатана строка приветствия и нажмем на гиперссылку [b:jtjmjdeh]Строка приветствия[/b:jtjmjdeh].
Открывается окно Вставка строки приветствия, в котором можно отредактировать формат строки приветствия.
[attachment=2:jtjmjdeh]Slianie_4_3.jpg[/attachment:jtjmjdeh]

Пока исправим обращение «Уважаемый» на «Уважаемый(ая)»:
[attachment=1:jtjmjdeh]Slianie_4_4.jpg[/attachment:jtjmjdeh]

Жмем на кнопку [b:jtjmjdeh]OK[/b:jtjmjdeh] и в месте курсора видим новое поле [b:jtjmjdeh]«Строка_приветствия»[/b:jtjmjdeh].

Чтобы получить возможность использовать электронные почтовые марки, необходимо установить специальное программное обеспечение, о чем свидетельствует открывающееся информационное окно. Для России эта служба также недоступна.
Наконец, снова устанавливаем курсор в место размещения поля и нажимаем на гиперссылку [b:jtjmjdeh]Другие элементы[/b:jtjmjdeh], чтобы вставить в письмо отдельные элементы базы рассылки. Открывается окно Вставка поля слияния:
[attachment=0:jtjmjdeh]Slianie_4_5.jpg[/attachment:jtjmjdeh]

Для примера вставим в письмо электронный адрес. В месте расположения курсора видим новое поле [b:jtjmjdeh]«Адрес_электронной_почты»[/b:jtjmjdeh].

Закончив размещение полей, нажимаем на гиперссылку [b:jtjmjdeh]Далее. Просмотр писем[/b:jtjmjdeh] и переходим к пятому этапу слияния.
Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь - будем думать вместе!
 
[b:3fwcchl0]Этап 5. Просмотр писем[/b:3fwcchl0]

На пятом этапе производится просмотр писем:
[attachment=2:3fwcchl0]Slianie_5.jpg[/attachment:3fwcchl0]

Поля документа заполняются значениями из файла информационной базы рассылки.
По умолчанию сначала показывается первое письмо:
[attachment=1:3fwcchl0]Slianie_5_1.jpg[/attachment:3fwcchl0]

С помощью стрелочек влево и вправо в области [b:3fwcchl0]Пошагового мастера слияния[/b:3fwcchl0] на пятом этапе можно переходить, соответственно, к просмотру предыдущего и следующего писем.
Так при нажатии стрелочки вправо открывается письмо 2:
[attachment=0:3fwcchl0]Slianie_5_2.jpg[/attachment:3fwcchl0]

На данном этапе мастер слияния предлагает нам следующие возможности:
1) Поиск получателей по всем полям информационной базы рассылки или по избранному полю (гиперссылка [b:3fwcchl0]Найти получателя[/b:3fwcchl0]).
2) Корректировка списка получателей в окне [b:3fwcchl0]Получатели слияния[/b:3fwcchl0] (гиперссылка [b:3fwcchl0]Изменить список[/b:3fwcchl0]). С этим окном мы уже работали на третьем этапе.
3) Исключение из рассылки текущего получателя (кнопка [b:3fwcchl0]Исключить получателя[/b:3fwcchl0]). После нажатия этой кнопки текущий получатель остается в базе, но в окне [b:3fwcchl0]Получатели слияния[/b:3fwcchl0] с соответствующей строки будет снят флажок. Для того, чтобы восстановить получателя необходимо открыть окно [b:3fwcchl0]Получатели слияния[/b:3fwcchl0] с помощью гиперссылки [b:3fwcchl0]Изменить список[/b:3fwcchl0] и установить флажок в строке исключенного адресата.

Просмотрев получившиеся письма, переходим к последнему, шестому этапу слияния с помощью гиперссылки [b:3fwcchl0]Далее. Завершение слияния[/b:3fwcchl0].
Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь - будем думать вместе!
 
[b:uhlil78k]Этап 6. Завершение слияния[/b:uhlil78k]

Мы, наконец, дошли до последнего этапа процесса слияния! На этом этапе непосредственно формируются все письма рассылки.
Здесь нам предлагается две возможности:
[attachment=0:uhlil78k]Slianie_6.jpg[/attachment:uhlil78k]
1) [b:uhlil78k]Печать[/b:uhlil78k] (формирование всех писем производится автоматически перед печатью, итоговый файл слияния не формируется).
2) [b:uhlil78k]Изменить часть писем[/b:uhlil78k] (все письма, предназначенные для рассылки, с соответствующими реквизитами собираются в новый итоговый файл, который по умолчанию получает название [b:uhlil78k]Письма<номер_файла>.docx[/b:uhlil78k]; полученный файл можно отредактировать перед печатью). При этом поля слияния преобразуются в обыкновеный текст. При необходимости файл можно сохранить и форматировать стандартным способом.
Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь - будем думать вместе!
 
[b:3ms85ai3]Формирование конвертов[/b:3ms85ai3]

Перед этим мы завершили процесс формирования рассылки писем. Далее рассмотрим другие функциональности использования рассылок в Word. Процесс слияния в различных случаях аналогичен слиянию для писем, но имеет свои особенности.
Начнем с формирования конвертов.

[b:3ms85ai3]Этап 1. Выбор типа документа[/b:3ms85ai3]

Открываем новый пустой документ.
На вкладке [b:3ms85ai3]Рассылки[/b:3ms85ai3] выберем команду [b:3ms85ai3]Начать слияние – Пошаговый мастер слияния[/b:3ms85ai3]. На первом этапе выбираем [b:3ms85ai3]Конверты[/b:3ms85ai3]:
[attachment=0:3ms85ai3]Slianie_1_2.jpg[/attachment:3ms85ai3]
Жмем на гиперссылку [b:3ms85ai3]Далее. Открытие документа[/b:3ms85ai3].
Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь - будем думать вместе!
 
[b:1r1q1rpi]Этап 2. Выбор документа[/b:1r1q1rpi]
[b:1r1q1rpi]Этап 3. Выбор получателей[/b:1r1q1rpi]

На втором этапе программа предлагает нам выбрать документ для рассылки. В процессе формирования конвертов на втором этапе имеется две возможности:
[attachment=2:1r1q1rpi]Slianie_2_2.jpg[/attachment:1r1q1rpi]
1) [b:1r1q1rpi]Изменить макет документа[/b:1r1q1rpi] (эту позицию выбирают для формирования шаблона конверта).
2) [b:1r1q1rpi]Существующий документ[/b:1r1q1rpi] (данная функциональность используется, когда конверт уже открыт).

Переключатель [b:1r1q1rpi]Текущий документ[/b:1r1q1rpi] для данного процесса является неактивным.

Выбираем переключатель [b:1r1q1rpi]Изменить макет документа[/b:1r1q1rpi] и нажимаем на гиперссылку [b:1r1q1rpi]Далее. Выбор получателей[/b:1r1q1rpi] (на этом этапе можно также нажать на гиперссылку [b:1r1q1rpi]Параметры конверта[/b:1r1q1rpi]).
Открывается окно настройки параметров конверта, где можно выбрать размер конверта, а также местоположение размещения и шрифт адреса получателя и обратного адреса:
[attachment=1:1r1q1rpi]Slianie_7.jpg[/attachment:1r1q1rpi]

Выбираем значения по умолчанию, нажимаем кнопку [b:1r1q1rpi]OK[/b:1r1q1rpi].
Если в активном файле Word имеется какой-либо текст, то программа предупреждает об удалении содержимого файла.
Затем текстовая область программы принимает форму конверта.
Программа автоматически переходит к третьему этапу, на котором можно выбрать получателей так же, как это было описано ранее (при формировании рассылки писем).
[attachment=0:1r1q1rpi]Slianie_2_2_1.jpg[/attachment:1r1q1rpi]
Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь - будем думать вместе!
 
так это такая рассылка имелась ввиду.... А я подумал о рассылке изменений файла.

А можно как-то средствами Word рассылать список изменений в файле по почте? Хотя бы на 1 адрес.
Или хотя бы просто сохранять куда-нибудь. Знаю, что список изменений хранится в самом файле и даже помечается разными цветами и комментариями "кто, когда".
Как это все вытащить в текстовый файл, чтобы потом сделать рассылку заинтересованным лицам?
 
Цитата

А можно как-то средствами Word рассылать список изменений в файле по почте? Хотя бы на 1 адрес.
Или хотя бы просто сохранять куда-нибудь. Знаю, что список изменений хранится в самом файле и даже помечается разными цветами и комментариями "кто, когда".
Как это все вытащить в текстовый файл, чтобы потом сделать рассылку заинтересованным лицам?

Стандартными методами, мне кажется, нельзя, но с помощью макроса, я думаю, можно попробовать. Я подумаю.
Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь - будем думать вместе!
 
[b:1stzucvy]Alex_Gur[/b:1stzucvy]! Низкий вам поклон! спасибо, раньше думал, что рассылка возможна только при помощи какого-нибудь веб-скрипта. А такое можно и дома настроить.
 
Цитата
[b:3qnb4ipl]Alex_Gur[/b:3qnb4ipl]! Низкий вам поклон! спасибо, раньше думал, что рассылка возможна только при помощи какого-нибудь веб-скрипта. А такое можно и дома настроить.

Очень рад, что было полезно! :)
Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь - будем думать вместе!
 
[b:1nwbzc1d]Этап 4. Разработка конверта[/b:1nwbzc1d]

Разработка конверта выполняется аналогично процессу [b:1nwbzc1d]Создания письма[/b:1nwbzc1d], описанному выше.
Программа так же, как и при формировании рассылки писем, предлагает нам четыре типв полей: [b:1nwbzc1d]Блок адреса, Строка приветствия, Почтовая марка[/b:1nwbzc1d] и [b:1nwbzc1d]Другие элементы[/b:1nwbzc1d]. Все указанные поля были подробно описаны ранее.
Обратите внимание, что на конверте сформировалась область для блока адреса получателя:
[attachment=0:1nwbzc1d]Slianie_4__2_2.jpg[/attachment:1nwbzc1d]
Разместим в этой области поле [b:1nwbzc1d]Блок адреса[/b:1nwbzc1d] и перейдем к пятому этапу.
Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь - будем думать вместе!
 
[b:l4dbv06m]Этап 5. Просмотр конвертов[/b:l4dbv06m]

Если все было сделано правильно, то открывается конверт с адресом первого получателя:
[attachment=0:l4dbv06m]Slianie_5__2_1.jpg[/attachment:l4dbv06m]
Действия, доступные на этом этапе, аналогичны описанным выше.
Перейдем к заключительному этапу.
Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь - будем думать вместе!
 
[b:3gf0wj9k]Этап 6. Завершение слияния[/b:3gf0wj9k]

Этап выполняется так же, как и при слиянии писем.
Предлагается [b:3gf0wj9k]Печать конвертов[/b:3gf0wj9k] (без создания итогового файла слияния) или [b:3gf0wj9k]Изменить отдельные конверты[/b:3gf0wj9k] (формируется итоговый файл с названием [b:3gf0wj9k]Конверты<номер_файла>.docx[/b:3gf0wj9k], который можно отредактировать перед печатью).
Каждый конверт в указанном файле размещается на отдельной странице.
Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь - будем думать вместе!
 
[b:1irsma35]Формирование наклеек[/b:1irsma35]

От описанных выше типов документов наклейки (в трактовке компании Microsoft) отличаются тем, что создается таблица, в ячейках которой размещаются поля слияния и, соответственно, данные из информационной базой рассылки. Пример результирующего файла приведен на рисунке:
[attachment=4:1irsma35]Slianie_Nakleiki_1.jpg[/attachment:1irsma35]
На втором этапе (точнее при переходе со второго этапа на третий) при установленном значении переключателя [b:1irsma35]Изменить макет документа[/b:1irsma35] открывается окно [b:1irsma35]Параметры наклейки[/b:1irsma35]:
[attachment=3:1irsma35]Slianie_Nakleiki_2.jpg[/attachment:1irsma35]
Для определенности выбираем тип наклейки [b:1irsma35]30 на странице[/b:1irsma35].
На третьем этапе формируется макет итоговой таблицы рассылки с внесенными в нее полями [b:1irsma35]«Next»[/b:1irsma35] во всех ячейках, кроме первой (А1):
[attachment=2:1irsma35]Slianie_Nakleiki_3.jpg[/attachment:1irsma35]
Это поле «отвечает» за распространение на другие ячейки таблицы данных, которые будут размещены в первой ячейке (А1).

На четвертом этапе [b:1irsma35]Настройка наклеек[/b:1irsma35], как это было описано ранее, предлагается разместить поля слияния. Размещаем в первой ячейке таблицы поле слияния [b:1irsma35]«Блок_адреса»[/b:1irsma35].

Для «распространения» полей слияния первой ячейки на всю таблицу нажмите кнопку [b:1irsma35]Обновить все наклейки[/b:1irsma35] в области мастера слияния в правой части экрана. В результате поля из первой ячейки будут скопированы во все ячейки таблицы:
[attachment=1:1irsma35]Slianie_Nakleiki_4.jpg[/attachment:1irsma35]
Пятый и шестой этапы слияния наклеек аналогичны описанному выше.
Небольшая рекомендация: Поскольку мы формировали наклейки для печати адресов, на шестом этапе придется заняться дополнительным форматированием наклеек. Для этого нажмем на гиперссылку [b:1irsma35]Изменить отдельные наклейки[/b:1irsma35] в области мастера слияния в правой части экрана. Откроется файл с названием [b:1irsma35]Наклейки<номер_файла>.docx[/b:1irsma35]. Выделите ячейки с адресами и поверните текст в таблице (вкладка [b:1irsma35]Работа с таблицами-Макет[/b:1irsma35] – группа [b:1irsma35]Выравнивание[/b:1irsma35] – команда [b:1irsma35]Направление текста[/b:1irsma35]). Затем, если адрес не помещается в ячейку по ширине, придется форматировать размер шрифта и/или интервалы между строками (вкладка [b:1irsma35]Главная[/b:1irsma35] – соответственно, группы [b:1irsma35]Шрифт[/b:1irsma35] и [b:1irsma35]Абзац[/b:1irsma35]).
Полученный результат наклеек с адресом будет иметь примерно следующий вид:
[attachment=0:1irsma35]Slianie_Nakleiki_5.jpg[/attachment:1irsma35]
Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь - будем думать вместе!
 
[b:t87htq1y]Формирование рассылок по электронной почте[/b:t87htq1y]

Основные отличия для рассылки типа документа [b:t87htq1y]Сообщения электронной почты[/b:t87htq1y] касается, в основном, шестого этапа:
[attachment=2:t87htq1y]Slianie_email1.jpg[/attachment:t87htq1y]
Как видно из рисунка, в этом случае отсутствует возможность сформировать итоговый файл (имеется только одна гиперссылка [b:t87htq1y]Электронная почта[/b:t87htq1y]).
Рассылка сообщений по электронной почте производится через Microsoft Outlook (если эта программа подключена и настроена).
После нажатия на гиперссылку [b:t87htq1y]Электронная почта[/b:t87htq1y], перед рассылкой, открывается окно [b:t87htq1y]Составные электронные письма[/b:t87htq1y], куда нужно ввести наименование темы электронных сообщений:
[attachment=1:t87htq1y]Slianie_email2.jpg[/attachment:t87htq1y]
После нажатия на кнопку [b:t87htq1y]OK[/b:t87htq1y] рассылка сообщений производится немедленно.
Одно из электронных сообщений, сформированных автоматически в нашем примере, имеет следующий вид:
[attachment=0:t87htq1y]Slianie_email3.jpg[/attachment:t87htq1y]
Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь - будем думать вместе!
 
[b:18556ux2]Формирование каталога[/b:18556ux2]

Каталогом в системе формирования рассылок в Word называется некоторый список (реестр рассылки), включающий в себя определенную информацию из базы данных в настроенных пользователем полях. В отличие от писем записи из БД в итоговый документ в этом случае выводятся подряд, без разрывов страниц.
Каталог удобно создавать в форме таблицы, что мы и сделаем.
Предварительно откроем новый документ и создадим в нем таблицу с нужным количеством столбцов. Таблица должна начинаться с первой строки файла, и в ней должна быть [b:18556ux2]только одна строка[/b:18556ux2]. Под таблицей может оставаться пустой параграф (при слиянии этот параграф будет удален).
Открываем мастер рассылки. На первом этапе выбираем значение [b:18556ux2]Каталог[/b:18556ux2]. Второй и третий этап выполняются так, как было описано ранее.
На четвертом этапе заполняем нужными полями слияния ячейки строки таблицы:
[attachment=2:18556ux2]Slianie_Catalogue_1.jpg[/attachment:18556ux2]
Пятый этап также выполняется аналогично описанному выше.
На шестом этапе имеется только одна гиперссылка [b:18556ux2]В новый документ[/b:18556ux2] (непосредственная печать каталога из шаблона не предусмотрена):
[attachment=1:18556ux2]Slianie_Catalogue_2.jpg[/attachment:18556ux2]
Сформированный нами каталог в итоговом файле будет иметь следующий вид:
[attachment=0:18556ux2]Slianie_Catalogue_3.jpg[/attachment:18556ux2]
Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь - будем думать вместе!
Страницы: 1
Читают тему