Что такое "Единый источник"

На самом деле, не так.


Физически компании может и не быть - возможна удаленная работа.

Достаточно одного человека.

Всё может писать 1 человек.

Наконец-то верная догадка.

Если вы знакомы с реляционными базами данными, то основной принцип их создания - информация об объекте  должна храниться только в одном месте (и изменятьс(корректироваться) только в месте хранения).
Например,  ФИО сотрудников организации хранятся только в одной таблице, а во всех других таблицах (структура отделов, штатное расписание, ведомость зарплаты и т. п.) хранятся ссылки (указатели) на ФИО, а не сами ФИО.
Поэтому, если сотрудница А вышла замуж и поменяла фамилию, изменения вносятся только в одну таблицу - список ФИО, все остальные таблицы  остаются без изменения.
Примерно такой же идеологии  придерживается концепция единого источника - т. е. инфориация, используемая во многих документах, должна создаваться, храниться и корректироваться только в одном месте (неважно, одним человеком или десятью).
Примеры.
Фирма выпускает 100 модей мобильных телефонов и к ним соответствующую эксплуатационную документацию.
Модели отличаются друг от друга набором прибамбасов (функциональностью), при этом эксплуатационная документация на каждую модель на 80-90 % совпадает - описаие стандартных операций).
Вместо того чтобы  готовить 100 полнообъемных  эксплуатационных документо (в виде отдельных файлов). копируя в каждый из них  одинаковые тексты и в режиме правки внося описание новых функциональностей,  можно хранить набор готовых фрагментов (топиков), из которых путем сборки формируется описание соответствующей модели.
При необходтимости внесения  изменения, скажем, в стандартную операцию,    тест корректируется только в одном топике, а не во всех 100 файлах  эксплуатационных документов.

Аналогично и с ПО.
Если фирма занимается заказным конфигурированим ПО
(т. е. из готовых разработанных программных модулей собирает конкретную версию ПО под конкретные требования заказчика), то и документация тоже должна быть сконфигурирована под эти конкретные требования (что-то  добавлено, а что-то исключено - если заказчику эту функциональность не предоставляется).

Т. е. единый источник полезен тогда, когда необходимо разрабатывать много документации,  используя готовые (одинаковые) фрагменты.

Если же вы каждый раз  делаете совершенно новый проект и пишите для него совершенно новую документацию (работаете эсклюзивно), единый источник вам, имхо, как козе барабан.

А можно как то избежать проблемы нумерации? Если в одном документе топик нумеруется как 2.1 то в другом документе этот же топик должен иметь нумерацию 3.5 а в третьем например 5.2 Сам номер задается в title. Спасибо заранее

Зачем в title надо указывать номер?

Так многие делают.
Это зависит от инструментов, которые вы используете. В большинстве, нумерация выполняется автоматически и она настраиваемая.

Не от редактора, а от паблишера - чем вы собираете конечный документ?

Если XMLMind сам же и собирает доки, значит у него должна быть авто-нумерация в настройках вывода.

Угу. Нумерация создается с помощью шаблонов xslt.  Надо докрутить диту немного. При чем формат номера может быть какой угодно. Какая версия dita у вас?